Shah Alam — Dalam upaya meningkatkan mutu tata kelola arsip institusi, rombongan arsiparis dari Fakultas Adab dan Ilmu Budaya (FADIB) Universitas Islam Negeri (UIN) Sunan Kalijaga Yogyakarta melaksanakan kunjungan kerja strategis ke Bagian Arkib Universiti Teknologi MARA (UiTM) Shah Alam, Malaysia. Kunjungan ini difokuskan pada studi banding mendalam mengenai tata kelola kearsipan modern di perguruan tinggi internasional.

Pertemuan tersebut mengupas tuntas struktur organisasi lembaga arkib yang secara struktural berada di bawah naungan perpustakaan universitas. Model integrasi ini dinilai sangat efektif dalam menyatukan sumber daya, menyederhanakan koordinasi, serta memaksimalkan fungsi penyimpanan dan temu kembali informasi secara terpusat.

Selain struktur kelembagaan, diskusi interaktif juga mengeksplorasi manajemen pengelolaan arsip secara komprehensif, mulai dari penciptaan, penataan, hingga pemeliharaan arsip dinamis maupun statis. Pihak Arkib UiTM Shah Alam memaparkan standar operasional prosedur (SOP) ketat yang diterapkan untuk memastikan keamanan fisik dan informasi dokumen penting universitas.

Isu strategis lain yang turut menjadi sorotan utama adalah akselerasi digitalisasi arsip. Bagian Arkib UiTM membagikan pengalaman terbaiknya (best practices) dalam mengonversi arsip konvensional menjadi format digital menggunakan teknologi pemindaian mutakhir serta sistem repositori digital terintegrasi untuk mendukung layanan akses cepat bagi civitas akademika.

Kunjungan ini juga membahas mekanisme penghapusan arsip sesuai regulasi dan jadwal retensi arsip yang berlaku. Prosedur penilikan, penilaian kembali, hingga pemusnahan arsip yang sudah habis masa retensinya dilakukan secara transparan dan akuntabel guna efisiensi ruang simpan.

Melalui benchmarking ini, para arsiparis FADIB UIN Sunan Kalijaga diharapkan dapat mengadaptasi sistem dan inovasi yang diterapkan UiTM Shah Alam untuk diimplementasikan secara bertahap dalam penguatan sistem kearsipan di lingkungan fakultas maupun universitas.